Группа компаний «Меридиан» продолжает работу по регламентации бизнес-процессов в рамках внедрения процессного подхода к управлению. Потребность в этом возникла в связи со стабильным ростом компании, а также необходимостью четкого распределения функций и обязательств между сотрудниками.
Современная российская энергетика достаточно консервативная отрасль. Это обусловлено высокой ответственностью перед заказчиками и их осторожностью в реализации различных инновационных решений. Именно поэтому в ГК «Меридиан» для достижения высокой организации труда и эффективного управления проектами в качестве основного информационного инструмента внедряется система Битрикс24, позволяющая обеспечить представителям заказчика оперативный доступ к текущей информации о ходе реализации проекта через Web-портал. Полностью налажен электронный документооборот, позволяющий четко отслеживать сроки и ход согласования различных договоров. Кроме того, по требованию заказчика компания предоставляет всю необходимую информацию в формате системы управления проектами Primavera.
Внедрение подобных решений в комплексе, позволяет достичь основной цели процесса регламентации – обеспечить быструю реакцию на изменения рынка и высокую ориентированность на клиента. При этом в отличие от стандартного подхода в ГК «Меридиан» внедряется не просто набор формальных документов, а конкретно работающая система, которая распределяет зоны ответственности и показывает исполнителям, что нужно делать, рационализирует управление. Подобный подход даст возможность упростить все процессы, избежать лишней бумажной работы, снизить время на выполнение поставленных задач, а также минимизировать издержки. Благодаря этому возникающие вопросы будут решаться не за счет создания новых подразделений, а за счет четкого разделения функциональных обязанностей между существующими отделами и усовершенствования взаимодействия между ними.
«Когда заходит разговор про качество и бизнес-процессы, первая возникающая ассоциация – это, конечно, ISO – система стандартов, ориентированных в первую очередь на управленческие решения, – отмечает менеджер по бизнес-процессам и качеству ГК «Меридиан» Тамара Юртайкина. – И это прекрасная система, работающая на Западе многие годы, но как водится в отечественной действительности, она претерпела значительные изменения и различными компаниями начала уподобляться «бумажке»: по многовековой привычке у нас не любят прилагать слишком много усилий – проще купить сертификат, чем внедрять новую систему управления. А меж тем, грамотная регламентация, сопровождаемая циклом Деминга, дает возможность проанализировать узкие места, разработать и реализовать мероприятия по оптимизации, накопить знания и передать их новым сотрудникам, обеспечивает четкую повторяемость процессов и возможность управлять ими на всех стадиях, и самое главное – сориентировать все процессы всех уровней на достижение стратегических целей организации».
Регламентация бизнес-процессов даст четкость планирования и строгое соблюдение сроков работ, что имеет особую важность в энергетической отрасли. Также позволит повысить клиентоориентированность и качество решения всех задач как непосредственно при выполнении строительно-монтажных работ, так и офисным персоналом, уменьшит расходы и время выполнения проектов.
На данный момент в компании уже внедрена часть процессов, например, закрытие и планирование закрытия работ перед заказчиком, регламентирована приемка работ у подрядчиков, описаны большинство процессов по снабжению, а также учету и списанию товарно-материальных ценностей. По всем внедренным бизнес-процессам начат мониторинг, оптимизация и корректировка уже по итогам использования.
Внедрение процессного управления позволит решать большую часть вопросов в рамках компетенции рядовых сотрудников, повышая уровень ответственности на местах, эффективность, скорость и качество выполняемых компанией работ.
«Мы проводим планомерную работу в классическом цикле PDCA (Plan-do-check-act), иллюстрируя каждое действие в процессе анализа соответствующими артефактами, ведь только с должным документированием возможно последующее улучшение», – подчеркивает Тамара Юртайкина.
