«Недавно на стажировке в Германии я спросила немецких менеджеров, как они контролируют исполнение своих поручений,– начинает с главного начальник департамента организации управленческой деятельности Межрегиональной распределительной сетевой компании Центра и Северного Кавказа (МРСК-1) Людмила Науменко.– Те недоуменно посмотрели на меня и сказали, что не поняли вопроса. Подчиненных там не контролируют: если поручение выдано, сотрудник его обязательно выполнит. Нашу озабоченность процессами контроля им не понять».
В самой МРСК-1, отвечающей за работу 22 региональных сетевых компаний, для контроля за выполнением поручений сейчас используется информационная система, которая изначально была внедрена в «Белгородэнерго». Топ-менеджмент этой региональной энергетической компании, возглавляющий теперь МРСК-1, в свое время перепробовал много способов борьбы за исполнительскую дисциплину. И пришел к выводу, что побороть забывчивость сотрудников увещеваниями и традиционными дисциплинарными мерами невозможно. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система.
Импортный дебют
Но найти подходящую ИТ-систему оказалось не так-то просто. Внедренная в «Белгородэнерго» ERP-система SAP R/3 предназначена для решения совсем других задач. Тут же требовалась специализированная система, автоматизирующая процессы делопроизводства и контроля исполнения поручений. А поскольку обе эти функции в энергокомпании связаны с движением лавины разнообразных документов и приказов, система должна содержать мощный модуль электронного документооборота.
На рынке такого универсального продукта не нашлось. Пришлось решать эти задачи по отдельности. Но обзор систем «чистого» электронного документооборота директору по информационной политике МРСК-1 Андрею Карбукову (этим же направлением он руководил в «Белгородэнерго») оптимизма не добавил. «Все российские и зарубежные решения, которые мы посмотрели, крайне не удовлетворяли нас своей оперативностью,– сетует он.– Кроме того, все они требовали установки ПО на рабочие ПК, что фактически ставило крест на мобильности наших сотрудников, проводящих много времени в командировках».
Впрочем, одну импортную систему такого класса в «Белгородэнерго» все же попытались внедрить. Но проект, продолжавшийся полтора года, закончился практически безрезультатно. Система работала плохо, часто зависала, а документы в ней загружались непозволительно долго. У пользователей накопилось множество претензий к ее запутанному интерфейсу. Их заветное желание – загружать документы одним нажатием клавиши – так и осталось в мечтах. К тому же система имела серьезные функциональные недостатки. Например, она не позволяла отслеживать в режиме онлайн согласование распорядительной документации. Удаленный доступ в системе был реализован, но на практике им никто не пользовался: для этого требовался слишком «толстый» канал связи. Некоторое время этим решением пользовались отдельные руководители и сотрудники, но рабочим инструментом для всей компании оно так и не стало.
Белгородский «Мотив»
Экспериментировать с другими подобными системами в «Белгородэнерго» уже не захотели – доверие к зарубежным разработчикам было потеряно. Тогда гендиректор «Белгородэнерго» Евгений Макаров, возглавляющий сейчас МРСК-1, решил опробовать решение одной белгородской компьютерной фирмы. Свою систему делопроизводства «Мотив», предназначенную для контроля исполнения поручений, белгородские компьютерщики сначала написали для собственных нужд, а затем решили вывести на рынок.
Энергетики согласились стать первым внешним заказчиком «Мотива». Но поставили условие: адаптировать решение к их бизнесу. Ведь масштабы документооборота «Белгородэнерго» и небольшой компьютерной фирмы несравнимы, а в белгородском продукте фактически не было модуля электронного документооборота.
Разработчики принялись дорабатывать свой продукт (самые удачные и универсальные из доработок сразу включались в стандартный пакет «Мотива»). Не дожидаясь завершения этой работы, в «Белгородэнерго» приступили к эксплуатации системы. Первые отзывы были ироничными: на фоне других громоздких СЭД «Мотив» казался подозрительно простой программой. Входишь через веб-браузер, логин-пароль – и перед тобой все твои документы и задачи. Сначала система использовалась лишь как средство контроля исполнения поручений, но затем в нее была добавлена возможность работы с корреспонденцией, которую обычно выполняют с помощью MS Outlook. «Мы решили реализовать все эти функции в „Мотиве”,– говорит Андрей Карбуков.– Нам не хотелось раздвоения. Лучше, когда все сосредоточено в одной системе».
Дао системы
Контроль поручений в «Мотиве» сопровождается неформальной перепиской между начальником и подчиненным. Это похоже на интернет-форум. Менеджер создает задачу, определяет исполнителя и формулирует для него задание. Ко всей этой переписке имеет доступ генеральный директор, но поначалу не все об этом знали, и служебная переписка порой принимала чересчур вольный характер. «Петров, иди в магазин. Иванов, езжай в такой-то город. А я пока в засаде посижу»,– сформулировал однажды задание начальник одного из подразделений. Через некоторое время появился комментарий генерального: «Сидоров, выходи из засады, приступай к работе».
По словам Людмилы Науменко, читая в системе переписку того или иного менеджера, можно безошибочно понять, в каком настроении он находился. «Как бы мы не укрощали свои мысли, интонация всегда передается в тексте»,– комментирует она. «Прозрачность» «Мотива» заставила многих в компании освоить слепой десятипальцевый метод печати. Некоторым пришлось начинать с нуля – печатать одним пальцем. «Выглядело это довольно забавно,– улыбается Андрей Карбуков.– Входишь в кабинет топ-менеджера, а он стучит одним пальцем по клавиатуре – учится работать в „Мотиве”. Нужно ведь не просто написать резолюцию „для исполнения”, но и указать подробно, что именно необходимо сделать. Секретарю этого не поручишь».
Рядовые пользователи тоже полюбили «Мотив» за неформальность. «Работать с программой легко и весело»,– утверждает Людмила Науменко. Популярностью пользуется и модуль «Новости», позволяющий сформировать собственную ленту новостей из излюбленных интернет-изданий. Кроме того, каждый сотрудник может завести в системе личную папку и хранить в ней собственные файлы. Хранятся они не на рабочем ПК, а на сервере, благодаря чему достигается высокая оперативность работы при использовании удаленного доступа. Кстати, на сервере хранятся не только рабочие документы, но и обширная библиотека художественной литературы: от Корана и «Дао дэ цзина» до современной прозы на любой вкус.
В «Мотиве» теперь работает исполнительный аппарат МРСК-1. Формально внедрение системы давно завершено, но компания постоянно заказывает разработчику новые доработки. Решение внедряется в компаниях, которые объединила МРСК-1, кроме того, к нему присматриваются и в других энергосистемах.
